|
"Apabila terjadi
masalah (kejanggalan), langkah pertama yang Anda lakukan adalah pergilah ke tempat kejadian perkara ( GEMBA ) "
"Kemudian periksalah benda benda atau sesuatu yang memungkinkan tersangkut dengan amsalah tersebut ( GEMBUTSU )
"
"Lakukan penanggulangan sementara
terhadap masalah yang terjadi langsung di lokasi kejadian"
"Temukan masalah hingga ke akar penyebab
permasalahannya"
"Buatlah standarisasi untuk mencegah
terulangnya masalah"---> Gensoku TKP - Tempat Kejadian Perkara = GENBA --> ( dilafalkan
sebagai GEMBA) adalah terminologi dari bahasa Jepang yang artinya adalah Tempat dimana kebenaran dapat ditemukan atau Tempat sesungguhnya. Di dalam dunia bisnis sering juga disebut sebagai Tempat
dimana Nilai Tambah diciptakan, contohnya di dalam pabrik, proses produksi
dimana nilai
tambah diciptakan,kerja dirampungkan, tempat dimana 80% karyawan bekerja, 80%
masalah ada
disini dan pemecahan masalah dilimpahkan Prinsip
GEMBA menuntut setiap karyawan baik itu adalah Staff maupun Manajemen untuk
pergi ke tempat atau lokasi dimana suatu permasalahan tersebut terjadi, supaya
dapat memastikan sendiri dan mengetahui lebih jelas mengenai permasalahan
tersebut
Di dalam ilmu kepolisian dan intelijen
dikenal dengan istilah TKP - Tempat Kejadian Perkara:
- Tempat dimana suatu tindak pidana dilakukan/terjadi, atau
akibat yang ditimbulkannya;
- Tempat-tempat lain dimana barang-barang bukti atau korban yang
berhubungan dengan tindak pidana tersebut dapat diketemukan.
Lima Kaidah Kencana GEMBA
Masakaaki Imai, orang Jepang yang ditakzimkan
sebagai bapak Kaizen (improvement yang berkesinambungan).
Nasihat baik yang beliau telah sampaikan :
- "Apabila terjadi masalah (kejanggalan), langkah pertama
yang Anda lakukan adalah pergilah ke GEMBA"
- "Kemudian periksalah benda yang relevan terhadap
masalah atau kejanggalan tersebut di atas - GEMBUTSU "
- "Lakukan penanggulangan sementara terhadap
masalah yang terjadi langsung di lokasi kejadian"
- "Temukan masalah hingga ke akar penyebab permasalahannya"
- "Buatlah standarisasi untuk mencegah
terulangnya masalah"
Standardisasi adalah bagian dari kegiatan
pengelolaan untuk menjadikan GEMBA yang baik. Anda juga memerlukan 5R (Mr
Imai sangat antusias terhadap kebersihan mesin) dan eliminasi terhadap
pemborosan/kesia-sian - MUDA. Taatilah Mr Imai dengan mencintai GEMBA
Tips untuk kegiatan pergi ke GEMBA
Berikut adalah beberapa tips yang saya
berikan kepada para pemimpin yang menghabiskan lebih banyak waktu di GEMBA:
- Pengalaman atau “jam
terbang” menjadi sangat penting bagi pemimpin maupun tim di lapangan
dalam melakukan sikap GEMBA ini. Mungkin bagi yang baru pertama kali dalam
melakukannya akan canggung, namun seiring dengan berjalannya waktu para
pemimpin akan menjadi terbiasa dan lebih nyaman begitu pula tim di lapangan
yang dikunjunginya.
- Selalu pergi ke GEMBA dengan suatu tujuan.
- Apakah akan memeriksa kemajuan dari improvement yang telah
dibuat?
- Apakah untuk memeriksa standar kerja?
- Apakah untuk memeriksa mutu, biaya atau realisasi pengiriman?
Hal ini sangat penting bahwa para pemimpin
akan ke GEMBA untuk memeriksa aspek kerja dari tim. Jika tidak dengan suatu
tujuan yang terencana maka kunjungan akan berisiko karena dianggap sebagai
kegiatan mencari sensasi atau sebagai publikasi untuk mencari popularitas.
- Sistem Kendali Visual (Visualisasi) akan
sangat membantu, terutama di tahap-tahap awal. Akan memberikan
informasi yang mudah bagi peluang pembinaan berikutnya.
- Tidak menjadikan masalah tim menjadi miliknya (pribadi / personal). Para pemimpin terbiasa dengan
masalah kemudian memecahkan masalahnya. Saya melihat banyak pemimpin yang
mengambil alih atau menjauhkan masalah dari tim kerja di bawahnya bahkan
ketika sudah ada tim yang dibentuk khusus untuk memecahkan masalah pun
masih memisahkannya. Tujuan dari kunjungan ke GEMBA adalah untuk melihat
langsung proses yang dikerjakan oleh tim dan melatih serta melakukan
penyesuaian. Tidak untuk mengambil alih tanggung jawab tim.
- Gunakanlah hirarki organisasi Anda.
Dengan kata lain, jika pemimpin senior akan pergi ke GEMBA maka bawahannya
harus turut pergi bersamanya. Para manajer tingkat menegah akan berusaha
keras, bergumul dengan keadaan ini dan akan menjadi semakin rumit ketika
atasan mereka memberikan pembinaan langsung kepada tim mereka. Namun
tantangan ini akan hilang seiring dengan berjalannya waktu.
- Ter-organisir. Tim harus tahu bahwa
Anda datang dengan suatu tujuan. Berhati-hatilah untuk tidak membanjiri
tim dengan berbagai tujuan. Perhatikan nada, intonasi bicara dan energi
Anda. Catat dengan baik dan dengarkanlah suara dari tim. Selalu tinggalkan
tim dengan satu atau dua pertanyaan dan / atau langkah-langkah berikutnya
yang akan dilakukan oleh tim tentang apa saja yang Anda harapkan pada
kunjungan berikutnya. Ketika Anda kembali ke kantor, buatlah sebuah
ringkasan di catatan Anda dan kirimkan pada tim dengan pesan ucapan terima
kasih serta penekanan pada pertanyaan / langkah berikutnya Anda inginkan
untuk dicapai oleh tim.
- Selalu memulai di tempat dimana terakhir kali Anda kunjungi. Kembangkan sistem manajemen pengetahuan sehingga Anda dapat
melacak catatan Anda dan permintaan dari setiap kunjungan. Tim akan
terpesona ketika seorang pemimpin senior muncul dan ingat segala sesuatu
dari kunjungan terakhir dan tanyakan kepada tim bagaimana mereka mencapai
kemajuan dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diajukan selama
kunjungan sebelumnya.
- Pada akhirnya, sesi umpan balik.
Mintalah kepada tim, rekan atau konsultan bersama-sama untuk memberikan
pembinaan langsung di tempat kerja.
“Jika Anda pergi ke tempat dimana
terjadi suatu aktivitas, mempelajari hal tersebut adalah hal yang merepotkan /
berdampak, menganalisis situasi nyata dengan berlandaskan teori, mungkin Anda
akan menemukan solusi dan "menciptakan" standar-standar untuk
menghindari kejadian buruk yang berulang”
Pertanyaan untuk para pemimpin GEMBA
Berikut ini adalah beberapa pertanyaan bagi
Anda sebagai pimpinan yang berorientasi pada peningkatan berkesinambungan di
proses operasionalnya:
- Apakah Anda merasakan beban pekerjaan, masalah di lapangan dari
hari ke hari yang semakin berat? (Seperti misalnya biaya lembur karyawan,
cacat produk, klaim, masalah pengiriman, dll.)
- Apakah menurut Anda bahwa kegiatan pergi ke GEMBA ini adalah
sangat penting?
- Apakah Anda mengalami kesulitan dalam mengalokasikan waktu
untuk merealisasikan kegiatan pergi ke GEMBA ini?
- Seberapa seringkah Anda melakukannya?
- Apakah Anda melakukan kegiatan pergi ke GEMBA ini hanya ketika
terjadi masalah di lapangan?
- Bagaimanakah caranya Anda dalam mendisiplinkan kegiatan pergi
ke GEMBA ini?
- Berapa lama waktu yang biasa Anda gunakan untuk berada di
GEMBA?
2.GENBUTSU - Obyek sesungguhnya ( mengumpulkan barang bukti (Evidence) di TKP )
(dilafalkan sebagai GEMBUTSU), artinya
adalah “Kondisi dari benda sesungguhnya” atau “Pekerjaan sesungguhnya / Hal
yang sebenarnya”. Dalam kaitannya dengan kegiatan operasional dan istilah
sebelumnya GEMBA, kita akan mempertanyakan di dalam benak
kita “Bagaimanakah kondisi benda sesungguhnya di tempat kerja?",
"Dimanakah pekerjaan tersebut sebenarnya diselesaikan?” Benda
sesungguhnya yang dimaksud adalah disainnya, mutunya, prosesnya, pelaksananya,
metode kerjanya, mesinnya, peralatannya, lingkungannya, dll.
Ketika kita sedang berprinsip GEMBA – GEMBUTSU, kita sedang
membandingkan penyimpangan yang terjadi antara standar terhadap kondisi nyata
di tempat kerja. Disini Manajemen dituntut untuk melihat suatu kejadian atau
benda dengan melihatnya sendiri atau merasakan sendiri serta menyentuh dengan
inderanya sendiri
3.GENJITSU - Fakta sesungguhnya ( Membandingkan fakta sesungguhnya denga standard )
Kita sedang mencari realita, fakta / data
(GENJITSU) sedemikian rupa sehingga kita bisa memahami gap antara kondisi nyata
terhadap standarnya (GENSOKU). Kita tidaklah sedang mencari apa yang seharusnya
terjadi tetapi mengetahui bahwa kejadian sebenarnya. Kita sedang mencari
situasi nyata atau fakta yang membantu kita untuk mulai menggali masalah hingga
ke akar penyebab yang sebenarnya.
Jika kita hanya
mempertimbangkan standar yang dicapai maka kita cenderung untuk hanya duduk di
suatu ruang pertemuan yang membahas keraguan kita mengapa peralatan,
orang-orang, material dan proses yang tidak sesuai dengan standar. Satu-satunya
bagaimana caranya untuk mengetahui fakta sesungguhnya adalah pergi ke tempat
kejadian perkara, amatilah kondisi-kondisi yang nyata dan kumpulkan fakta-fakta
yang ada. Mengarahkan kita kepada pemahaman terhadap kenyataan yang sebenarnya.
Lain halnya jika kita menemukan solusi di ruang pertemuan untuk permasalahan
yang tidaklah benar-benar terjadi di tempat kerja. Ini menjadi alasan mengapa
pemecahan masalah dimulai dengan perkataan:
“Pergi dan lihatlah sendiri kenyataan
yang harus dirasakan di tempat kerja dimana pekerjaan benar-benar sedang
berlangsung, mengamati gejala-gejala (symptom) permasalahan dan pengaruhnya
terhadap proses tersebut.” 4.GENRI
- Teori, Kebenaran Fundamental ( Teori,
Prinsip, Kebenaran sebagai dasar dalam bertindak )Dalam penyelesaian masalah atau melakukan
proses improvement secara terus menerus hendaknya mengikuti atau berdasarkan
suatu kebenaran fundamental, kaidah, prinsip, teori umum dan pendekatan ilmiah.
Kebenaran yang mendasari tindakan. Hukum abadi yang umum terhadap banyak fakta.
Suatu fakta yang menjelaskan mengapa sesuatu ada. Hukum ilmiah dasar yang
menjelaskan bagaimana suatu hal bekerja, terutama, yang cukup primitif dan
telah ditemukan di masa yang sangat lampau. Melihat secara teoritik,
menggunakan logika atau teori yang digunakan di dunia. 5.GENSOKU
- Peraturan, Prosedur, Standar ( Bekerja
menurut rambu-rambu, Peraturan atau Prosedur yang berlaku ) Dalam melakukan pemecahan masalah serta
melakukan Improvement mengikuti Peraturan atau Prosedur yang berlaku. Peraturan
atau standar yang digunakan untuk memilih di antara solusi untuk masalah yang
dihadapi. Aturan atau hukum alam, atau ide dasar tentang bagaimana hukum-hukum
alam yang diterapkan. Dengan membandingkan terhadap Prinsip atau peraturan yang
berlaku, apakah sudah sesuai?
Demikian sedikit pengetahuan saya yang di dapat dari perusahaan lama saya dan para master trainer saya di customer. Semoga bermanfaat
|
Komentar
Posting Komentar