Metode Analis Masalah

 

Alat-alat Analisis Penyebab Masalah

 

1.     1.Diagram Pareto

Diagram pareto adalah metode pengorganisasian kesalahan, problem atau cacat untuk membantu memfokuskan pada usaha-usaha pemecahan masalah. Diagram ini digunakan untuk mengklasifikasi masalah menurut sebab dan gejalanya. Masalah akan didiagramkan menurut prioritas atau kepentingannya dengan menggunakan diagram batang.

Proses pembuatan diagram pareto dapat diuraikan sebagai berikut:

a.     Pilih beberapa faktor penyebab dari suatu masalah (bisa diketahui dari hasil analisis sebab dan akibat).

b.     Kumpulkan data dari masing-masing faktor dan hitung persentase kontribusi dari masing-masing faktor.

c.     Susun faktor-faktor dalam urutan baru dimulai dari yang memiliki persentasi kontribusi terbesar dan hitung nilai akumulasinya.

d.     Bentuk kerangka diagram dengan aksis vertikal sebelah kiri menunjukan frekuensi, sedangkan aksis vertikal sebelah kanan dalam bentuk kumulatif. Tinggi aksis sebelah kiri dan kanan sama.

e.     Berpedoman pada aksis vertikal sebelah kiri, buat kolom secara berurutan pada aksis horisontal yang menggambarkan kontribusi masing-masing faktor.

f.      Berpedoman pada aksis vertikal sebelah kanan, buat garis yang mengambarkan persen kumulatif, dimulai dari 0% pada ujung bawah aksis sebelah kiri sampai 100% di ujung atas aksis sebelah kanan.

 Contoh:

Data Ketidaksesuaian pada Kotak Pengeras Suara

Diagram Pareto Ketidaksesuaian pada Kotak Pengeras Suara

1.     2.Cause and Effect Diagram (Diagram Sebab-Akibat)

Diagram sebab dan akibat merupakan suatu alat pengendalian mutu dikembangkan oleh Kaoru Ishikawa. Diagram ini berupa suatu grafik yang menggambarkan hubungan suatu efek (masalah) dengan penyebab potensialnya. Diagram sebab dan akibat digunakan untk mengembangkan variasi yang luas atas suatu topik dan hubungannya, termasuk untuk pengujian suatu proses maupun perencanaan suatu kegiatan. Proses dalam membangun diagram membantu menstimulasi pemikiran mengenai suatu isu, membantu berpikir secara rasional.

Contoh 

Diagram Sebab dan Akibat untuk Jagung yang Tidak Meletus

 

3.  3.Diagram Scatter

Diagram scatter meruapakn cara sederhana untuk menentukan apaka suatu sebab  akibat terjadi di antara dua variabel. Diagram ini berguna untuk menunjukan hubungan antara titik-titik yang dipetakan dan menggambarkan hubungan antara dua variabel. Diagram ini juga membantu memeriksa korelasi dari penyebab yang kontinyu terhadap suatu karakteristik mutu.

Contoh : 

Alat-alat Analisis Penyebab Masalah

 a.Check Sheet

Check Sheet (lembar periksa) yaitu alat untuk mempermudah proses pengumpulan data bagi tujuan-tujuan tertentu dan menyajikan dalam bentuk yang komunikatif sehingga dapat dikonversikan menajadi informasi. Tujuan lembar periksa adalah untuk menyajikan bahwa data dikumpulkan secara hati-hati dan akurat untuk kendali proses dan penyelesaian masalah.

Contoh:

Lembar Periksa Keluhan Pelanggan pada Minggu Pertama Bulan Juli 2001

(Departemen Pengiriman PT.X)

 b.Control Chart

Bagan kendali mutu (Control Chart) ialah grafik yang dipergunakan untuk membedakan/memisahkan hasil dari suatu proses yang berada dalam kendali dan yang tidak. Bagan kendali memiliki garis tengah yang menunjukan rata-rata proses, sebuah garis diatasnya, disebut sebagai batas kendali atas, dan sebuah garis bawah yang disebut batas kendali bawah. Tujuan bagan kendali ialah untuk memanatau suatu proses dalam rangka mengekspos kehadiran penyebab khusus yang mempengaruhi proses operasi.

Contoh:

c.  Histrogram

histogram adalah tampilan grafis dari tabulasi frekuensi yang digambarkan dengan grafis batangan sebagai manifestasi data binning. Tiap tampilan batang menunjukkan proporsi frekuensi pada masing-masing deret kategori yang berdampingan (en:adjacent) dengan interval yang tidak tumpang tindih (en:non-overlapping).

d.  Flowchart

Flowchart merupakan sebuah diagram dengan symbol symbol symbol grafis yang menyatakan tipe operasi program yang berbeda.Sebagai representasi dari sebuah program, flowchart maupun algoritma dapat menjadi alat bantu untuk memudahkan perancangan alur urutan logika suatu program, memudahkan pelacakkan sumber kesalahan program, dan alat untuk menerangkan logika program.

process-flowchart

 

e. Failure Modes and Effect Analysis

FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) digunakan untuk mengidentifikasi sumber sumber dan akar penyebab dari suatu masalah kualitas. FMEA adalah suatu prosedur terstruktur untuk mengidentifikasi dan mencegah sebanyak mungkin mode kegagalan (failure mode). Suatu mode kegagalan adalah apa saja yang termasuk dalam kecacatan, kondisi diluar spesifikasi yang ditetapkan, atau perubahan dalam produk yang menyebabkan terganggunya fungsi dari produk (Gaspers, 2002).

 

 

f.  Mistake Proofing (Poka Yoke)

Poka Yoke dalam bahasa Jepang[1. Wikipedia, http://en.wikipedia.org/wiki/Poka-yoke; Kerri Simon, Poka Yoke Mistake Proofing, ISixSigma,

http://www.isixsigma.com/library/content/c020128a.asp, 2009-05-05] dari Yokeru berarti untuk menghindari, dan Poka berarti kesalahan karena ketidak hati-hatian, Maka, Poka Yoke kurang lebih berarti alat untuk menghindari kesalahan. Dalam literatur barat Poka Yoke dikenal sebagai mistake proofing.

 

Poka Yoke pertama kali diperkenalkan oleh Shigeo Shingo, ketika memperkenalkan zero quality control di Toyopta Motor, sebagai Baka Yoke yang kurang lebih berarti alat untuk mencegah proses yang tidak benar.  Dalam literatur barat Baka Yoke disebut sebagai idiot proofing atau fool proofing.                                    Contoh Poka Yoke di Toyota[1. Toyota Motor Corp, The Toyota Production System, 1996, with the courtesy]. Welder akan turun. Bila nut tidak ada maka Welder akan menekan tombol yang secara otomatis akan mematikan Welder sehingga proses Welding tidak berjalan. Pada saat yang bersasamaan lampu akan menyala dan alarm atau buzzer akan berbunyi untuk menandai bahwa nut tidak ada dan masalah timbul. Jadi, alat dengan disain yang berfungsi untuk menghindarkan terjadinya proses yang tidak benar dinamakan Poka Yoke.

Poka Yoke di body panel[1. Toyota Motor Corp., ibid. with the courtesy], yang ditandai lingkaran kuning, untuk menjaga agar stamping tidak rusak pada saat  benda kerja tidak ada atau terpasang tidak tepat. Jadi proses stamping akan berhenti bila benda kerja tidak ada atau tidak tepat terpasang.  Poka Yoke ini diguakan untuk menghindarkan kerusakan mesin stamping press yang berkapasitas 22 ton itu.    

                            

Contoh lain Poka Yoke dalam Quality Control.  Sensor dipasang pada ban berjalan untuk mendeteksi produk. Bila produk yang diatas ban berjalan tidak sesuai dengan rencana maka alarm akan berbunyi dan lampu akan menyala yang berarti ada masalah. Sensor semacam ini banyak dijumpai pada quality control process di pembotolan untuk meyakinkan bahwa volume di dalam botol semuanya dalam standar, proses pengemasan obat-obatan untuk memastikan bahwa dalam satu pak telah berisi jumlah obat sesuai standar.

Poka Yoke yang mulai dikenalkan di Toyota Motor Corp., oleh Shigeo Shingo dalam rangka mewujudkan zero defect adalah bagian tak terpisahkan

 

ALAT-ALAT PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN KUALITAS

5.      Matrix Data Analysis

Keterkaitan antar faktor dalam diagram matriks dihitung secara statistik sehingga didapatkan tingkat keterkaitan secara kuantitatif

Hampir sama dengan diagram matrik, bagaimana ketekaitan itu didorong menggunakan alat-alat statistik.

              Contoh:

              - Penggunaan Diagram Pareto untuk menemukan faktor-faktor utama   yang harus segera diselesaikan

              - Diagram Scatter untuk menemukan kekuatan hubungan dalam    matrik histogram to “informate” the data.

              - Control Chart untuk memetakan tempat terjadinya error atau penyimpangan

 

6.    Process Decision Program Chart (PDPC)

•       PDPC adalah alat untuk memetakan

            kemungkinan terjadinya kejadian ketika kita

            mencoba memecahkan masalah (risk from

            problem to solution)

•       Memetakan Efek Domino terutama jika kita

            tidak begitu menguasai permasalahan atau

            solusi permasalahan

 

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN PDPC

1.     Tentukan titik awal & kondisi akhir

            - Tujuan pemecahan akhir

            - Tuliskan kondisi masalahnya

2.     Siapkan rencana kerja

3.         Susun instruksi kerja untuk mengantisipasi aktivitas

4.         Lakukan update jika situasi berubah. Jika memang tdak ada/tidak bisa disolusikan: berhenti

5.         Gambarkan hasil akhir yang dicapai dan gunakan anak panah lebih tebal dari atas hingga ke bawah (jalur yang digunakan)

CONTOH:

 

 

7.    Arrow Diagram

•       Alat ini digukanan untuk melakukan perencanaan jadwal aktivitas secara grafis dan pengontrolan pelaksanaannya.

•       Sebenarnya adalah konsep CPM/PERT Diagram tetapi lebih sederhana.

•       Syarat utama adalah aktivitas dapat diketahui apa saja dan durasi waktunya

l  Diagram anak panah (arrow diagram) menggambarkan keterkaitan antara kegiatan atau aktivitas proyek.

l  Suatu anak panah (arrow) biasanya dipergunakan untuk mewakili suatu kegiatan dengan ujungnya menunjukkan arah kemajuan dalam proyek.

l  Hubungan suatu kegiatan dengan kegiatan yang terjadi sebelumnya ditunjukkan oleh adanya kejadian (event).

l  Yang dimaksud dengan kejadian ialah saat yang menggambarkan permulaan atau pengakhiran suatu kegiatan (activity),

l  Setiap kegiatan digambarkan sebagai anak panah, pangkal anak panah sebagai awal dan ujungnya sebagai akhir suatu kejadian. Anak panah menggambarkan apa yang dikerjakan mendahului, sebelum kegiatan itu dikerjakan. Setiap anak panah di ujung dan pangkalnya diberi tanda kejadian yang diberi nomor, seperti :

 

 

 

n  Kegiatan mulai dari kejadian 15 atau i dan berakhir dengan kejadian 16 atau j. untuk selanjutnya kejadian A ditulis kegiatan A (15,16) atau kegiatan A(i,j), artinya dimulai pada titik i dan berakhir pada titik j. selanjutnya i disebut pangkal dan j ujung.

l  Kejadian (event) tidak memerlukan waktu, digambarkan sebagai lingkaran pada pangkal anak panah (saat dimulainya kegiatan) dan pada ujung anak panah (saat akhir/selesainya kegiatan).

l  Pemberian nomor pada kejadian harus memenuhi persyaratan yaitu nomor awal (pangkal) harus lebih kecil dari pada nomor akhir (ujung).

Untuk selanjutnya perhatikan aturan-aturan berikut :

1.      Setiap kegiatan hanya boleh diwakili oleh satu anak panah saja didalam jaringan kerja, (kecuali kalau satu kegiatan dipecah menjadi kegiatan yang lebih kecil).

2.      Tidak boleh ada dua kegiatan diwakili oleh pangkal dan ujung anak panah yang sama. Dalam hal ini harus dipergunakan anak panah boneka (dummy arrow). Perhatikan ilustrasi berikut. Pangkal (1) dan ujung (2), A dan B sama.

n  Suatu anak panah boneka (dummy) untuk menggambarkan kegiatan yang tidak memakan waktu (kegiatan boneka sering juga disebut semu atau buatan, bukan sesungguhnya).

     Alasan penggunaan kegiatan boneka (dummy activity) adalah :

1.      Menghindarkan keragu-raguan dalam indikasi, seperti gambar di atas A (1,2), B (1,2), keduanya mempunyai indikasi yang sama, membingungkan. Lihat gambar a), b), c) dan d) untuk mengatasinya, di mana :

–      A(1,2),       B(1,3)   D(2,3)

–      A(2,3),       B(1,3)   D(1,2)

–      A(1,3),       B(2,3)   D(1,2)

–      A(1,3),       B(1,2)   D(2,3)

n  Pada gambar di atas terlihat bahwa kegiatan C belum dapat berlangsung sebelum kegiatan B, yang berarti bahwa kegiatan C dapat beroperasi apabila kegiatan B sudah berjalan, sedangakan D dapat berjalan setelah kegiatan A atau B apabila berjalan tidak bersamaan.

Contoh pembuatan diagram anak panah 1

1. Gambarkan diagram anak panah yang mencakup kegiatan A, B, C, ….., dan L sedemikian rupa sehinga hubungan berikut ini terpenuhi.
2. A, B, dan C kegiatan dalam suatu proyek yang bisa dimulai secara serentak (simultan).
3. A dan B mendahului D.
4. B mendahului E, F dan H.
5. F dan C mendahului G.
6. E dan A mendahului I dan J
7. C, D, F dan J mendahului K.
8. K mendahului L.
9. I, G dan L merupakan aktifitas terminal di proyek.

Contoh pembuatan diagram anak panah 2

1. Gambarkan diagram anak panah yang mencakup kegiatan A, B, C, ….., dan M sedemikian rupa sehinga hubungan berikut ini terpenuhi.
2. A dan B dapat dimulai secara serentak.
3. C dan D dapat dimulai kalau A sudah selesai.
4. E dapat dimulai kalau C sudah selesai.
5. G dapat dimulai kalau E sudah selesai.
6. F dapat dimulai kalau D sudah selesai.
7. H dapat dimulai kalau C, D, E, F dan G sudah selesai.
8. I dan J dapat dimulai kalau B sudah selesai.
9. K dapat dimulai kalau J sudah selesai.
10. L dapat dimulai kalau I, J, dan K sudah selesai.
11. M dapat dimulai kalau H dan L sudah selesai.
12. M kegiatan terminal.

LANGKAH-LANGKAH PEMBUATAN ARROW DIAGRAM

1. Ilustrasikan urutan operasi mulai dari paling kiri, pertimbangan apa mendahului, berikutnya apa dan mana yang parallel (bersama-sama)

2. Tuliskan/gambar persimpangan yang terjadi

3.      Gambarkan garis panah dengan garis lurus berarti harus berurutan sedangkan putus-putus berhubungan tapi masih bisa ditunggu (tidakada waktu)

4.      Tuliskan nama operasinya

5. Tuliskanjumlah hari/waktu yang dibutuhkan
6. Jalur kritis (tidak bisa ditunda) digambarkan dengan garis panah lebih tebal.

 

 

Alat-Alat Analisis
Penyebab Masalah

(1)                        Diagram Pareto

•       Diagram Pareto diperkenalkan oleh seorang ahli yaitu Alfredo Pareto.

•       Diagram Pareto ini merupakan suatu gambar yang mengurutkan klasifikasi data dari kiri ke kanan menurut urutan ranking tertinggi hingga terendah. Hal ini dapat membantu menemukan permasalahan yang terpenting untuk segera diselesaikan (ranking tertinggi) sampai dengan yang tidak harus segera diselesaikan (ranking terendah).

•       Selain itu, Diagram Pareto juga dapat digunakan untuk mem­bandingkan kondisi proses, misalnya ketidaksesuaian proses, sebelum dan setelah diambil tindakan perbaikan terhadap proses

 

Penyusunan Diagram Pareto meliputi enam langkah, yaitu:

1. Menentukan metode atau arti dari pengklasifikasian data, misalnya ber­dasarkan masalah, penyebab jenis ketidaksesuaian, dan sebagainya.
2. Menentukan satuan yang digunakan untuk membuat urutan karakteristik‑ karakteristik tersebut, misalnya rupiah, frekuensi, unit, dan sebagainya.
3. Mengumpulkan data sesuai dengan interval waktu yang telah ditentukan.
4. Merangkum data dan membuat rangking kategori data tersebut dari yaang terbesar hingga yang terkecil.
5. Menghitung frekuensi kumulatif atau persentase kumulatif yang diguna­kan.
6. Menggambar diagram batang, menunjukkan tingkat kepentingan relatif masing- masing masalah. Mengidentifikasi beberapa hal yang penting untuk mendapat perhatian.

 

Prinsip Pareto

•       Vilfredo Pareto (1848-1923), ahli ekonomi Italia:

–       20% dari population memiliki 80% dari total kekayaan

•       Juran mengistilahkan “vital few, trivial many”:

–      20% dari masalah kualitas menyebabkan kerugian sebesar 80%.

–       

Contoh Diagram Pareto